Seit 2005 hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer-Anmeldung grundsätzlich nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auf elektronischem Weg (nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung) dem Finanzamt zu übermitteln.
Die Finanzverwaltung stellt dafür das kostenlose Programm Elster-Formular (www.elsterformular.de) zur Verfügung.

Durch die sog. „Härtefallregelung“ kann das Finanzamt auf die elektronische Datenübermittlung verzichten, wenn sie von dem Steuerpflichtigen wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist.

Wirtschaftlich unzumutbar ist es, wenn der Steuerpflichtige nicht über die erforderliche technische Ausstattung verfügt und die Schaffung der technischen Möglichkeiten für eine Datenfernübertragung nur mit einem erheblichen finanziellen Aufwand möglich wäre (z.B. bei Kleinstunternehmen).

Persönlich unzumutbar ist es, wenn der Steuerpflichtige nach seinen individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten nicht oder nur eingeschränkt in der Lage ist, die Möglichkeiten der Datenfernübertragung zu nutzen.

Erkennt das Finanzamt einen Härtefall an, ist die Lohnsteuer-Anmeldung nach amtlichem Vordruck abzugeben und vom Arbeitgeber oder von einer zu seiner Vertretung berechtigten Person zu unterschreiben. Das Vordruckmuster wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen bekannt gemacht.

Lohnsteuer-Anmeldungen können auch per Telefax abgegeben werden. Die Finanzämter werden jedoch deshalb keine zusätzlichen Telefax-Verbindungen einrichten bzw. weitere Geräte anschaffen. Sollten also zum Abgabetermin die vorhandenen Anschlüsse überlastet sein und damit Anmeldungen verspätet eingehen, geht dies zu Lasten der Arbeitgeber. Letzte Aktualisierung: 22.03.2011